1) Pare o que está fazendo agora.
Com várias demandas lhe pressionando ao mesmo tempo, é fácil ficar correndo de um lado para outro como uma galinha apagando incêndios na granja. Pare.
Se você pára de correr, a pressão também diminui e você tem a chance de olhar para sua mesa com mais clareza. É o momento de ser realista e dar a você mesmo 5 minutos, mesmo que tenha milhões de coisas a fazer AGORA.
Tempo necessário: 5 minutos
2) Limpe a mesa e faça uma lista
Comece fazendo o óbvio, limpe a mesa e tire a confusão da sua frente, ela só serve para aumentar seu desespero. Separe a papelada em partes, de acordo com as tarefas a cumprir.
Para sua lista de emails, crie três pastas: URGENTES, IMPORTANTES E TEMPORÁRIOS. E feche os programas que não está usando agora.
Tempo necessário: 20-30 minutos.
3) Escolha 3 prioridades
Seja realista, você não vai cumprir 1000 tarefas hoje. Escolha 3 que sejam importantes, urgentes, e que farão real diferença se estiverem cumpridas ao final do dia.
Essa é a sua nova lista de hoje.
4) Renegocie o resto
Selecionar 3 prioridades não te autoriza a abandonar o resto. Entre em contato com cada pessoa a quem você deve trabalho (vale email, telefone e MSN), explique brevemente a situação e negocie novos prazos. Prepare-se para a parte miserável do processo: vai ouvir reclamações, a maioria justas, e também impropérios.
Apenas tome o cuidado de não adiar todos os problemas de hoje para depois de amanhã.
5) Diga NÃO para novas tarefas
Aprender a ser realista inclui aprender a explicar isso a outras pessoas, e a demonstrar de forma educada que é humanamente impossível atender a mais uma demanda. Se essa outra pessoa é o seu chefe, tente uma estender o prazo ou, se for possível, delegar a tarefa.
6) Reserve um período para pequenas tarefas.
Você selecionou 3 prioridades, mas durante o dia novas solicitações, a maioria delas de resolução rápida, vão inevitavelmente estacionar na sua mesa. O final do dia servirá para isso, responder e encaminhar emails, papéis e telefonemas.
É novamente a realidade batendo à sua porta.
Baseado no texto How to Take Control of Your Day When You're Overwhelmed, do Web Worker Daily. e via
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